Gepubliceerd door: Linsey Wicherts Gepubliceerd op: Monday 12 September 2011, 11:32

Nederlandse ondernemers mijden de vervelende boodschap. Ze zeggen in slechte tijden liever niets. Geldt dat ook voor u?

1. Zet uw communicatiekanalen open

Als u wilt dat uw bedrijf als betrouwbaar en open te boek blijft staan, dan zet u ook in sombere tijden uw communicatiekanalen open. Een grote valkuil is om uw successen breed uit te meten en uw tegenslagen te verzwijgen. Als u dat doet, gooit u uw geloofwaardigheid te grabbel. Want zeg nou zelf: waarom zouden ze u straks wél geloven?

2. Timing

Wat is het beste moment om uw met uw boodschap te komen? Het juiste moment bestaat niet maar enige timing is mogelijk. Hoed u voor conflicterende berichtgeving. Berucht is het voorbeeld van de optieregeling voor de KPN-bestuursvoorzitter op hetzelfde moment dat het personeel loon moest inleveren. Kijk ook naar uw reclame-uitingen. Als uw bedrijf vandaag triest nieuws te melden heeft, moet er morgen geen juichende productadvertentie in de krant staan.

3. Toon vastberadenheid en compassie

Bent u genoodzaakt te snijden in uw personeelsbestand om een faillissement te voorkomen? Dan mag u best vastberadenheid en daadkracht laten zien. Maar toon ook medeleven. Als u alleen feiten en argumenten geeft, keert de beeldvorming zich tegen u.

4. Informeer eerst uw medewerkers

Nieuws over uw bedrijf communiceert u eerst intern. Pas als uw medewerkers op de hoogte zijn, informeert u de relaties buiten uw bedrijf. Spreek af hoe u met vragen van buiten omgaat en wie als woordvoerder optreedt. Het komt nog geregeld voor dat medewerkers in de krant moeten lezen hoe het er voor staat met hun bedrijf. De gevolgen voor motivatie en loyaliteit laten zich raden. Zo_n misser komt u duur te staan. Juist bij tegenwind heeft u uw medewerkers harder nodig dan ooit.

5. Neem zélf het initiatief

Wacht niet tot uw klanten of financiers u op het matje roepen maar neem zelf het initiatief. Welke actie het meest geschikt is, hangt af van wat er aan de hand is.U belegt geen grootschalige persconferentie als een brand een deel van uw voorraad in de as heeft gelegd. Een brief aan uw klanten is in zo_n geval wel op zijn plaats. Daarmee anticipeert u op vragen en voorkomt u mogelijke onrust. Bovendien laat u zien dat u uw relaties serieus neemt.

6. Zet de officiële lezing op papier

Een slechte boodschap vertellen is vervelend. Nóg vervelender is het als uw verhaal niet correct of onvolledig naar buiten komt. Dat voorkomt u door tijdig in actie te komen en feiten op papier te zetten. Als directeur geeft u tijdens een bijeenkomst zélf een toelichting op het nieuws. Zet de officiële lezing op papier en deel deze uit. Zo kunnen mensen het nog eens nalezen. Geef een naam en telefoonnummer voor meer informatie (en zorg ervoor dat die persoon goed bereikbaar is).

7. Houd u aan de feiten

Waag u niet aan speculaties, vermoedens of giswerk; baseer u in uw informatievoorziening uitsluitend op feiten en eigen waarnemingen. Vertel wat u weet en zeg wat u (nog) niet weet. Meld ook wat u gaat doen om een probleem op te lossen of erger te voorkomen. Geef er een reële tijdsplanning bij en houd u daaraan.

8. Laat een jurist meekijken

Heeft u te maken met juridische aansprakelijkheid (bijvoorbeeld omdat een product schade of letsel heeft veroorzaakt) laat dan een jurist meekijken. Een wakend oog kan u veel ellende besparen.

9. Informeer de pers

U heeft er groot belang bij om journalisten op hun wenken te bedienen. Zeker als het gaat om een calamiteit van enige omvang. Het grote publiek is voor de informatievoorziening en beeldvorming aangewezen op de berichtgeving in de media. Reden om deze beroepsgroep van betrouwbare en actuele informatie te voorzien.

Bron en lees verder: Brisk Magazine