Gepubliceerd door: Linsey Wicherts Gepubliceerd op: Thursday 08 September 2011, 08:46

Om belangrijke bedrijfsinformatie of interessant nieuws bekend te maken, is echt geen dure communicatieadviseur of PR-expert nodig. Met een beetje gezond verstand en deze checklist stelt u in no-time een effectief communicatieplan op en vertelt u wat u wilt aan wie u wilt.

1. Stel uw doelgroep vast
Wie wilt u bereiken? De pers? Bestaande klanten? Potentiële klanten? Uw personeel? Ze vragen allemaal om een andere benadering, dus weet wie uw doelgroep is zodat u uw berichtgeving naadloos aan kunt sluiten op hun behoeften. Verzamel ook zoveel mogelijk informatie over uw doelgroep: van geslacht en opleidingsniveau tot het mediagebruik en informatiebehoefte. Kennen ze uw bedrijf en product al? Spreken ze uw jargon? Zitten ze veel achter internet of lezen ze liever de krant? Om deze vragen te beantwoorden, kunt u eventueel een kort onderzoek doen. Bel of mail een paar vaste klanten of overleg met uw medewerkers. Op die manier vindt u een schat aan bruikbare informatie.

2. Bepaal wat uw wilt bereiken

Bedenk welk resultaat u wilt bereiken met uw communicatieactie en leg dit van tevoren – zo concreet en meetbaar mogelijk – vast. Aan vage doelstellingen heeft u niks; kom met harde cijfers, data en aantallen. Vertaal uw eigen doelstellingen naar het belang voor de doelgroep. Dat u meer omzet wilt, interesseert uw klant echt geen barst. Noem de voordelen voor hem als hij met u in zee gaat (service, snelheid, kwaliteit, prijs, gemakt, enz.)

3. Formuleer uw boodschap
Formuleer uw boodschap in maximaal één zin. Verwoord die bovendien zo dat het voordeel voor uw doelgroep meteen duidelijk is. Als u verhuist zegt u bijvoorbeeld niet dat uw vorige pand op instorten stond, maar dat het nieuwe zoveel parkeergelegenheid heeft.

4. Stel de ideale mediamix vast
Afhankelijk van het mediagebruik van uw doelgroep, uw doelstelling en (eventueel) de haast die u heeft, kiest u het middel of de middelen waarmee u uw boodschap wereldkundig maakt. Ingewikkelde materie leent zich niet voor een advertentie maar eerder voor een persoonlijk gesprek, een folder is geschikt voor een beknopt overzicht van uw product of dienst, een nieuwsbrief voor een inleiding op belangrijk nieuws en klantenbinding. Belangrijke informatie kunt u wellicht kwijt tijdens een persbijeenkomst, aangekondigd met een persbericht. Vaak werkt een combinatie van middelen het beste, vooral als ze elkaar aanvullen.

5. Bepaal de inzet in mensen en uren
Een persoonlijk gesprek voert u natuurlijk zelf, een eenvoudige mailing kunt u zelf ook wel in elkaar zetten. Een regelmatig terugkerende nieuwsbrief, het opzetten van een intranet en een uitgebreide reclamecampagne zijn hele andere verhalen. Bedenk wie wat gaat doen binnen hoeveel tijd en of u dit in eigen bedrijf gaat doen of uitbesteedt.

6. Meet de effecten!
Evalueer geregeld de effecten van uw inspanningen en stuur zonodig bij. Komt de boodschap over? Kunnen er dingen verbeterd worden? Blijken sommige dingen niet te werken, stop er dan niet nog meer tijd en geld in. Onderzoek naar de effecten hoeft overigens geen moeizaam en/of duur proces te zijn. Vraag gewoon eens rond bij uw medewerkers en relaties. De reacties geven waardevolle aanwijzingen over het nut van uw inspanningen.

Bron en lees verder: Brisk Magazine